Deze privacyverklaring geeft aan welke persoonsgegevens
het wijksamenwerkingsverband verwerkt. Onder ‘persoonsgegevens’ wordt hier
verstaan: gegevens van patiënten.
Wie we zijn
Wijksamenwerkingsverband
Alphen op Eén Lijn, ook genoemd Stichting Alphen op één lijn
Baronie 42 2404 XG Alphen aan den Rijn
KvK nummer 64631249
Het wijksamenwerkingsverband (WSV) is
een stichting die de samenwerking tussen de aangesloten zorgverleners bevordert
en ondersteunt. De samenwerking is vastgelegd in een aansluitovereenkomst of
samenwerkingsovereenkomst. De praktijken die deze overeenkomst hebben getekend,
staan op onze website vermeld.
Elke praktijk is zelfstandig
verantwoordelijk voor zijn eigen gegevensverwerking en privacybeleid. Alphen op
één lijn faciliteert de verwerking van uw gegevens rond de zorgprogramma’s via
regionaal gezondheidsplatform (VIPLive), rond het MDO (het aanvragen van
multidisciplinair overleg via het formulier op de website van de Stichting) en
rond de administratieve ondersteuning van bijeenkomsten.
De bedoeling van VIP Live is
informatieoverdracht tussen de ketenpartners van Alphen op één lijn.
De praktijken zijn in de zin van de
AVG Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens in
VIPLive.
Het wettelijk kader voor de
gegevensverwerking is met name de WGBO en de privacywetgeving (AVG).
Het
wijksamenwerkingsverband is aangesloten bij de eerstelijns regio-organisatie
Rijn en Duin, zie de website rijnduin.nl.
Verwerking van persoonsgegevens
VIPLive
Het wijksamenwerkingsverband en Rijn
en Duin voeren voor de eerstelijnspraktijken beheerstaken uit aan het systeem
VIPLive. Hoewel de huisartspraktijken grotendeels verantwoordelijk zijn voor de
gegevensverwerking in VIPLive wordt de gegevensverwerking in VIPLive om
praktische redenen beschreven in deze privacyverklaring van het WSV.
Doeleinden en Persoonsgegevens
- Declareren
De huisartspraktijk gebruikt VIPLive om te declareren richting zorgverzekeraar.
Dit gebeurt op naam en BSN van de patiënt. - Ketenzorg
VIPLive kan worden gebruikt als keteninformatiesysteem. Hierbij werken
bijvoorbeeld de huisarts, diëtist, fysiotherapeut en de wijkverpleging samen in
een gezamenlijk behandelplan. Elke discipline voegt de nodige informatie toe
aan dit gezamenlijke behandelplan. Het gezamenlijk behandelplan in VIPLive
maakt geen deel uit van het medisch dossier maar moet worden gezien als een
communicatiemiddel. Gegevens van de patiënt in het behandelplan zijn o.a. naam,
BSN en de nodige gezondheidsgegevens. - Verwijzen
De huisarts of praktijkondersteuner
(POH) verwijst de ketenzorgpatiënt via VIPLive naar de bij het WSV aangesloten
paramedische praktijken. Andere voorbeelden van verwijzen via VIPLive zijn een
verwijzing naar een welzijnsorganisatie (zonder dat er medische gegevens worden
meegestuurd) en de verwijzing naar een leefstijlcoach in het kader van
‘Gecombineerde leefstijlinterventie’ (GLI).
Een verwijzing via VIPLive kan gepaard gaan met een gezamenlijk behandelplan.
Voor verwijzingen naar buiten het WSV wordt veelal het systeem Zorgdomein
gebruikt. - Consultatie
De huisarts kan een specialist, apotheker of kaderhuisarts[i] consulteren via VIPLive.
De huisarts stelt een vraag over een specifieke patiënt en de andere partij
geeft antwoord. Gegevens van de patiënt in het behandelplan zijn o.a. naam, BSN
en de nodige gezondheidsgegevens. - Wetenschappelijk
onderzoek
Als de huisartsenpraktijk een overeenkomst heeft afgesloten met een
onderzoekscentrum, zoals een universiteit, worden er anonieme (niet naar de
persoon herleidbare) of pseudonieme (onherkenbaar gemaakte maar herleidbare)
patiëntgegevens doorgegeven vanuit VIPLive naar het onderzoekscentrum. Het gaat
om gezondheidsgegevens.
Bij doorlevering van pseudonieme patiëntgegevens geldt de ‘informed opt-out’.
Dit betekent dat de praktijk de patiënt moet informeren over het onderzoek,
bijvoorbeeld op de website en in de wachtkamer, en dat de patiënt ‘nee’ mag
zeggen. - Vragenlijsten
Via VIPLive kunnen (medische) vragenlijsten worden afgenomen bij de patiënt. De
antwoorden op de vragenlijst worden opgeslagen in VIPLive en 20 jaar bewaard. - Beleidsinformatie
Vanuit VIPLive krijgt de huisarts rapportages over diens patiënten,
bijvoorbeeld hoe de praktijk zich verhoudt tot de rest van Nederland
(benchmark).
Bron
- Het systeem VIPLive
bevat een kopie van alle gegevens uit het huisarts informatie systeem (HIS) van
de huisarts, uitgezonderd bijlagen zoals röntgenfoto’s en ingescande brieven[ii]. De kopie is nodig voor
het realiseren van de hierboven beschreven functionaliteiten. Wekelijks wordt
een kopie van het HIS geplaatst in VIPLive. Om bij consultatie te beschikken
over de meest actuele gegevens is er naast de regelmatige kopieerslag een ‘live
koppeling’ beschikbaar waarmee de belangrijkste patiëntgegevens in VIPLive
altijd actueel zijn.
- Bij ketensamenwerking en
consultatie voegen de betrokken zorgaanbieders gegevens toe aan VIPLive.
Toegang
- Toegang op de patiëntgegevens
in VIPLive hebben medewerkers van de praktijk, de wijkmanager van het WSV en
enkele beheerders van Rijn en Duin.
- Bij het aanmaken
van beleidsinformatie (rapportages) kan het voorkomen dat de wijkmanager zicht
heeft op de namen van patiënten. De wijkmanager doet hier niets mee. De
rapportages zelf zijn anoniem. Rijn en Duin verwerkt declaraties van huisartsen
tot rapportages voor de zorgverzekeraars maar ziet hierbij geen
patiëntgegevens; de gegevens die Rijn en Duin ontvangt, zijn al geaggregeerd en
bevatten geen patiëntgegevens op naam.
- Rijn en Duin
berekent op basis van patiëntenaantallen in VIPLive de vergoeding die de
praktijken ontvangen voor afstemming over chronische patiënten[iii].
- Bij ketenzorg
hebben de betrokken ketenpartners toegang op het gezamenlijk behandelplan. De
huisarts behoudt de toegang, voor de overige ketenpartners vervalt de toegang
wanneer de behandelrelatie stopt.
- Als de huisarts
een specialist of apotheker consulteert via VIPLive heeft deze specialist of
apotheker toegang tot de berichtuitwisseling totdat de huisarts de consultatie
heeft afgerond. De huisarts houdt zicht op de consultatiegegevens.
Bewaartermijn
Verwerkingsverantwoordelijkheid
- De huisarts is in
het algemeen verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in VIPLive en heeft
een verwerkersovereenkomst afgesloten met Topicus.Healthcare B.V.
- Topicus.Healthcare
B.V. heeft een subverwerkersovereenkomst afgesloten met o.a. subverwerker
Calculus Software B.V, ook genoemd Topicus VIPLive.
- De huisarts is
verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende gegevens in VIPLive:
o
De gegevens die
zijn gekopieerd uit het huisartsen informatiesysteem (HIS);
o
Het gezamenlijke
behandelplan, dat wordt gedeeld met bijvoorbeeld de fysiotherapeut en de
diëtist;
o
De verwijzing;
o
De bij
consultatie door de huisarts verstuurde berichten;
o
De bij
consultatie door de specialist aan de huisarts verstuurde berichten;
o
Door de patiënt
ingevulde vragenlijsten.
- Ketenpartners
zijn verwerkingsverantwoordelijk voor de informatie die zij hebben toegevoegd
aan het gezamenlijk behandelplan, ook genoemd ‘gezondheidsplan’.
- De partij die een
verwijzing van de huisartsenpraktijk ontvangt, is verwerkingsverantwoordelijk
voor retourinformatie waarmee de huisartsenpraktijk bericht terug ontvangt over
wat er met de patiënt gaat gebeuren of is gebeurd.
- Bij
wetenschappelijk onderzoek is het onderzoekscentrum
verwerkingsverantwoordelijke voor de uit VIPLive ontvangen informatie.
- Als het
wijksamenwerkingsverband patiëntgegevens op naam verwerkt voor een praktijk (of
daar zicht op heeft), is het wijksamenwerkingsverband verwerker en de praktijk
verwerkingsverantwoordelijke. Hetzelfde geldt voor Rijn en Duin als verwerker.
Bij het WSV is dit het geval bij het maken van statistische rapportages uit
VIPLive en het versturen van mailings aan patiënten. Na gebruik worden de
mailadressen van patiënten gewist.
Grondslag[iv]
- Grondslag voor de
verwerking van de gegevens in VIPLive door leverancier Topicus.Healthcare B.V.
is, via de verwerkersovereenkomst met de huisarts, de wettelijke verplichting
van de huisarts om dossier te voeren. In aanvulling op het HIS biedt VIPLive functionaliteiten
die vallen onder het primair proces van de huisarts zoals het online
consulteren van een specialist. Ook ondersteunt VIPLive allerhande beheerstaken.
- Voor rapportages
en andere beheersfunctionaliteiten van VIPLive is de grondslag te vinden in de
UAVG[v]. Deze
Nederlandse invulling van de AVG stelt dat het verbod om gezondheidsgegevens te
verwerken niet van toepassing is met het oog op het beheer van de betreffende
beroepspraktijk.
Beveiliging
- De gegevens in
VIPLive zijn versleuteld.
- Alle data in
VIPLive zijn gepseudonimiseerd. Alleen de huisartsenpraktijk heeft de sleutel.
- De toegang op
VIPLive is beveiligd met 2-factor authenticatie (bijv. inlogcode/wachtwoord
plus een authenticator app).
- Topicus Healthcare
B.V. is gecertificeerd voor NEN7510, de norm voor informatiebeveiliging in de
zorg, en voor ISO27001, de internationale en branche-overstijgende norm voor
informatiebeveiliging.
Klachten over samenwerking in de zorg
- Als een vraag of
klacht betrekking heeft op de samenwerking rond het wijksamenwerkingsverband,
of op het wijksamenwerkingsverband als organisatie, is daarvoor een formulier beschikbaar
op de website van het WSV.
- De wijkmanager
van het samenwerkingsverband registreert de klacht, pakt de klacht op en legt de klacht
voor aan het bestuur van het wijksamenwerkingsverband.
- Als een klacht
betrekking heeft op maar één praktijk, zal aan de klager worden gevraagd om de
klacht te melden bij die praktijk. Het wijksamenwerkingsverband vernietigt dan
de ontvangen gegevens.
- We bewaren de
klacht tot 2 jaar na de laatste wijziging aan het klachtdossier.
- Het
wijksamenwerkingsverband is verwerkingsverantwoordelijke voor de
klachtafhandeling.
Automatische
besluitvorming, profilering en AI
- Het
wijksamenwerkingsverband doet niet aan geautomatiseerde besluitvorming en ook
niet aan profilering.
- Het WSV verwerkt
geen patiëntgegevens met AI (artificial intelligence, kunstmatige
intelligentie).
Recht op inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, beperking en dataportabiliteit
- U heeft het recht op inzage in uw
gegevens en het recht op een kopie. Als u gebruik wilt maken van dit recht en
het betreft gegevens die het wijksamenwerkingsverband beheert, kunt u dat
aangeven bij de wijkmanager van het wijksamenwerkingsverband. Als het gegevens
zijn van een praktijk, wendt u zich tot de praktijkmanager van die praktijk.
- Als u vindt dat bepaalde persoonsgegevens niet correct zijn
en u deze wilt laten wijzigen, of u wilt uw gegevens laten verwijderen, of wilt
u bezwaar maken tegen de verwerking of het gebruik van sommige gegevens
stopzetten, overleg dit dan met de wijkmanager van het wijksamenwerkingsverband.
- U heeft het
recht om uw gegevens in elektronische vorm mee te nemen naar bijvoorbeeld een
andere hulpverlenende organisatie. Dit heet het recht op ‘dataportabiliteit’.
- Als u uw rechten wil uitoefenen op gegevens over u waarvoor
een praktijk verwerkingsverantwoordelijke is, zoals uw medisch dossier, wendt u
zich dan tot die praktijk. Voor de gegevens in het keteninformatiesysteem
VIPLive is de huisartsenpraktijk verwerkingsverantwoordelijke.
Aan
u kan een legitimatie (paspoort, rijbewijs, identiteitskaart) worden gevraagd
bij het uitvoeren van uw rechten. Dit is om zeker te stellen dat een onbevoegde
geen toegang tot uw gegevens kan krijgen. NB: stuur nóóit een kopie ID aan ons op! Legitimatie gebeurt altijd in direct
persoonlijk contact, zo nodig via beeldbellen.
Beveiliging algemeen
- Alle medewerkers van het wijksamenwerkingsverband hebben
getekend voor geheimhouding.
- Afhankelijk van de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens
nemen wij passende maatregelen om deze gegevens te beveiligen. Zo is het feit
dat iemand een bepaalde aandoening heeft een hoog-vertrouwelijk gegeven dat
extra beveiliging vraagt.
Vragen en klachten
Als u over uw privacy een vraag, klacht of
opmerking heeft, dan gaat de wijkmanager van het wijksamenwerkingsverband graag
met u in gesprek. De contactgegevens vindt u op onze website. Ook kunt u
contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (FG) van het
wijksamenwerkingsverband, die ook FG is van zorgkoepel Rijn en Duin en van
vrijwel alle bij Rijn en Duin aangesloten praktijken: de heer J. van der Kamp,
e-mail fg@rijnduin.nl.
[i] Een kaderhuisarts is een huisarts met specifieke kennis
en bekwaamheden op een bepaald gebied, zoals diabetes.
[ii] Als de huisarts het HIS Promedico gebruikt, bevat de
kopie in VIPLive alleen die gegevens die nodig zijn voor de functionaliteiten
in VIPLive die de huisarts heeft gekozen om te gebruiken.
[iii] Deze
vergoeding heet de ‘zorgafstemmingsvergoeding’.
[iv] Grondslag in de zin van de AVG art. 6 lid 1.
[v] Uitvoeringswet
AVG (UAVG) artikel 30 lid 3 sub a.
13-09-2024